Kategorie: Power Query

Spreadsheet Day 2019 & Excel-Aufgabe

Hey!

Nächste Woche ist der Spreadsheet-Day am 17. Oktober 2019! Und dann geht es auch schon mit den Excel-Tagen 2019 in München weiter https://www.munich-office-group.de/

Doch bis dahin gibt es noch eine kleine Aufgabe von mir für meine angehenden at Excel Experts. Heute auf dem Excel-Stammtisch in Essen können wir die Aufgabe auch gerne praktisch durchgehen… https://www.meetup.com/de-DE/Excel-Stammtisch-NRW/

Hier das Szenario:

Für ein Projekt wurden drei Firmen beauftragt.

E1026_1

Die drei Firmen werden für 200-220 Tage beauftragt, haben klare moderate Tagessätze  und sind für bestimmte Teilprojekte vorgesehen. Das erste Unternehmen hier z.B. für die Teilprojfekte 1 bis 5.

Die Projektvorgangscodes aus der mittleren Spalte werden dann auch bei den Buchungen der einzelnen Mitarbeiter der Firmen eingetragen.

In der letzten Spalte ist noch zu sehen, wie viele Personentage für den Projektvorgang in Summe vorgesehen sind.

E1026_2

Die Projektplanung und die Buchung der Firmen umfasst somit komplett jeweils 640 Personentage.

Die folgenden 15 Mitarbeiter aus den drei Unternehmen werden dann auch tatsächlich für drei Monate eingesetzt. Jede Firma stellt 5 Mitarbeiter.

E1026_3

Nun kommen die tatsächlichen Buchungen für die drei Monate. Jeder Monat wird auf einem Tabellenblatt ausgewiesen.

Die Daten stehen platt im Datenblatt – keine Tabelle. Erst nur das Kürzel, dann das Datum pro Person und entsprechend ein Vorgang. Auf halbe Tage habe ich hier mal verzichtet.

E1026_4

Egal wie, sollen die folgenden Fragen bzw. Aufgaben geklärt werden:

  1. Passen die Buchungen der Mitarbeiter aus den drei Monaten zu den Beauftragungen. Wurden die Buchungen für die Firmen gut geplant?
  2. Passen die Plan-Zahlen der Projektvorgänge zu den Buchungen? Wurden die Projektvorgänge richtig eingeschätzt?
  3. Wie hoch fallen die monatlichen Rechnungen der drei Unternehmen aus?
  4. Stellen Sie tabellarisch in einer Kreuztabelle pro Unternehmen dar, wie viele Tage die einzelnen Mitarbeiter pro Monat gebucht haben.
  5. Gab es Fehlbuchungen auf Projekte, die einem Unternehmen nicht zugewiesen waren?
  6. Liegen vereinzelt Buchungen auf Freitagen? Dies war nicht gestattet!
  7. … fallen Dir noch Sachen auf?

Die XLSX-Dateien mit den Daten der Buchungen: E1026 Buchungsdaten

Und die ersten drei Tabellen: E1026 Buchungsliste Aufgabe Excel Experts

Ich bin auf euer Feedback gespannt.

Viel Spaß beim Basteln und bis bald
Andreas

Power Query lernen…

… aber wie damit beginnen?

Seit dem Jahr 2013 beschäftige ich mich mit Power Query – zu Beginn kam es als Add-In unter dem Namen Data Explorer auf den Markt.

Und schon gab es lange Gesichter. Nur für Excel 2010 und Excel 2013… und das noch nicht einmal für alle Versionen von Excel 2010. Aktuell laut Download-Seite von Microsoft für die Office-Versionen:

  • Microsoft Office 2010 Professional Plus mit Software Assurance
  • Microsoft Office 2013

Mit Excel 2016 bzw. Office 365 gehört es dann aber auch in den Excel-Standard über das Register Daten und muss nicht gesondert als Add-In aktiviert werden. Eine Ehre, die bereits Power Pivot in Excel 2013 zuteil wurde (leider auch wieder nicht in allen Versionen).

Power Query wird so regelmäßig erweitert und um neue Funktionen und Importmöglichkeiten ergänzt, dass ein heute erstelltes Skript schon für die nächste Version überarbeitet werden muss. Trotzdem: Es lohnt sich!

So viele Aufgabenstellungen im Bereich Datenimport, Datentransformation und -anreicherung können mit Power Query gelöst werden. Schnittstellen, die früher über Query, VBA oder manuellen Import gelöst wurden und viele manuelle Schritte bzw. SVERWEISe notwendig machten.

Die ersten Schritte in Power Query hatte ich mir selbst erarbeitet, bis ich dann im Mai 2014 Ken Puls (Excel MVP) beim Amsterdam Excel Summit begegnet bin.

AES2015.png

Hier ein Bild vom Amsterdam Excel Summit 2015. Ich bin umringt u.a. von Ken Puls, Jon Peltier, Bob Umlas, Henk Vlootman, Tony de Jonker, Roger Govier, Liam Bastick, Charles Williams, Jan-Karel Pieterse und vielen netten anderen Excel-Freunden.

Ken Puls aus Vancouver (Kanada) betreibt die Seite http://www.excelguru.ca und darunter auch seinen großartigen Blog http://www.excelguru.ca/blog/

Ken war dann auch im Folgejahr in Amsterdam und ich konnte noch mehr Input von ihm mitnehmen. Ich habe Möglichkeiten von Power Query entdecken dürfen, die ich mir niemals selbst hätte erarbeiten können. Mehr Infos zu parametergesteuerten Abfragen, zur Einbettung von Funktionen und tiefergehendes Hintergrundwissen. Ken beschreibt in seinem Blog raffinierte Lösungen und geht auf diverse Alltagsszenarien wie parametergesteuerte SQL-Abfragen ein.

Zudem hat Ken Puls zusammen mit Miquel Escobar das Buch M is for (Data) Monkey geschrieben. Dieser Titel hat mich in Techniken eingeführt, die zum Teil schon im Blog standen, zum Teil aber auch bislang völlig neu für mich waren. Eine unglaublich lehrreiche Lektüre, welche ich euch – auch als ebook – ans Herz legen mag. Zudem gibt es hier Zugang zu Online-Ressourcen, über die man auch sonst nicht verfügbare Datenquellen wie Azure anzapfen kann.

Am wichtigsten sind für mich die eigenen Erfahrungen, die ich in der Praxis bei mir oder beim Kunden sammeln kann. Ich lerne ungemein aus den Blogbeiträgen und der Lektüre, aber auch immer wieder beim Austausch an den Excel-Stammtischen.

Ich hoffe, das kommt hier nicht so als Freakshow rüber. Ja, tatsächlich…. wir treffen uns regelmäßig zu Excel-Stammtischen z.B. am 01.12.2016 in Münster, organisiert durch das ITB der FH Münster. Prof. Dr. Johannes Schwanitz und ich haben den Stammtisch dort ins Leben gerufen und alle können von den Erfahrungen und Problemen der anderen Teilnehmer profitieren. Der direkte Wissensaustausch funktioniert doch viel effizienter, als das alleinige googlen und ausprobieren.

Zuletzt… lernt nicht allein. Ihr bleibt allein schneller an Fragen hängen, könnt nicht von den Erfahrungen und Lösungen anderer profitieren und gebt somit viel schneller auf.

  1. Lernt nicht allein, sucht euch in der Firma einen Sparringspartner
  2. Tauscht euch mit anderen aus, egal ob in Foren oder live
  3. Schaut in nützliche Blogs und YouTube-Kanäle
  4. Experimentiert mit Power Query
  5. Arbeitet das Buch von Ken durch
  6. Besucht Seminare zu diesem Thema… seht die Teilnahmegebühr als Investition, nicht als Kosten.

Träumt nicht von Excel!
Euer Andreas