Kategorie: Datenlisten
Spreadsheet Day 2019 & Excel-Aufgabe
Hey!
Nächste Woche ist der Spreadsheet-Day am 17. Oktober 2019! Und dann geht es auch schon mit den Excel-Tagen 2019 in München weiter https://www.munich-office-group.de/
Doch bis dahin gibt es noch eine kleine Aufgabe von mir für meine angehenden at Excel Experts. Heute auf dem Excel-Stammtisch in Essen können wir die Aufgabe auch gerne praktisch durchgehen… https://www.meetup.com/de-DE/Excel-Stammtisch-NRW/
Hier das Szenario:
Für ein Projekt wurden drei Firmen beauftragt.
Die drei Firmen werden für 200-220 Tage beauftragt, haben klare moderate Tagessätze und sind für bestimmte Teilprojekte vorgesehen. Das erste Unternehmen hier z.B. für die Teilprojfekte 1 bis 5.
Die Projektvorgangscodes aus der mittleren Spalte werden dann auch bei den Buchungen der einzelnen Mitarbeiter der Firmen eingetragen.
In der letzten Spalte ist noch zu sehen, wie viele Personentage für den Projektvorgang in Summe vorgesehen sind.
Die Projektplanung und die Buchung der Firmen umfasst somit komplett jeweils 640 Personentage.
Die folgenden 15 Mitarbeiter aus den drei Unternehmen werden dann auch tatsächlich für drei Monate eingesetzt. Jede Firma stellt 5 Mitarbeiter.
Nun kommen die tatsächlichen Buchungen für die drei Monate. Jeder Monat wird auf einem Tabellenblatt ausgewiesen.
Die Daten stehen platt im Datenblatt – keine Tabelle. Erst nur das Kürzel, dann das Datum pro Person und entsprechend ein Vorgang. Auf halbe Tage habe ich hier mal verzichtet.
Egal wie, sollen die folgenden Fragen bzw. Aufgaben geklärt werden:
- Passen die Buchungen der Mitarbeiter aus den drei Monaten zu den Beauftragungen. Wurden die Buchungen für die Firmen gut geplant?
- Passen die Plan-Zahlen der Projektvorgänge zu den Buchungen? Wurden die Projektvorgänge richtig eingeschätzt?
- Wie hoch fallen die monatlichen Rechnungen der drei Unternehmen aus?
- Stellen Sie tabellarisch in einer Kreuztabelle pro Unternehmen dar, wie viele Tage die einzelnen Mitarbeiter pro Monat gebucht haben.
- Gab es Fehlbuchungen auf Projekte, die einem Unternehmen nicht zugewiesen waren?
- Liegen vereinzelt Buchungen auf Freitagen? Dies war nicht gestattet!
- … fallen Dir noch Sachen auf?
Die XLSX-Dateien mit den Daten der Buchungen: E1026 Buchungsdaten
Und die ersten drei Tabellen: E1026 Buchungsliste Aufgabe Excel Experts
Ich bin auf euer Feedback gespannt.
Viel Spaß beim Basteln und bis bald
Andreas
Einfacher SVERWEIS – Teil 1
Die Excel-Funktion SVERWEIS (senkrechter Verweis) gehört mit zu den meist genutzten Funktionen in Excel und wird auch in vielen kaufmännischen Lehrgängen behandelt.
Syntax:
=SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; Bereich_Verweis)
Beim einfachen SVERWEIS wird geprüft, ob ein Wert (das Suchkriterium) in genau der gesuchten Schreibweise in einer Datenliste (die Matrix) vorkommt. Gesucht wird dabei in Spalte 1 dieser Matrix (dem Suchvektor). Gibt es eine exakte Übereinstimmung (Die exakte Suche muss mit FALSCH definiert werden), kann der Wert einer bestimmten Spalte der Matrix (der Spaltenindex) ausgegeben werden. Alternativ kommt die Meldung #NV.
Formel in Zelle M9: Das Suchkriterium in Zelle M5 wird in der ersten Spalte (blau) der Matrix B5:J236 gesucht. Da genau das Suchkriterium gefunden werden soll, muss Bereich_Verweis mit FALSCH hinterlegt werden. Das Alter steht dann hier in Spalte 4 der Matrix.
Dieser einfache SVERWEIS hat noch ein paar Schwachstellen:
- Was passiert, wenn die Spaltensortierung verändert wird?
- Was passiert, wenn neue Daten unter die Liste kopiert werden?
- Was passiert, wenn das Suchkriterium nicht gefunden werden kann?
- Was passiert, wenn das Suchkriterium mehrfach im Suchvektor vorkommt?
- Was muss man machen, wenn der Suchvektor nicht ganz links in der Matrix steht?
- Wie muss die Formel umgestellt werden, wenn das Suchkriterium aus zwei oder mehr Zellinhalten erstellt wird?
- Wie muss die Formel modifiziert werden, wenn es nicht einen, sondern zwei oder mehr Suchvektoren gibt?
- Was könnte die Fehlerursache dafür sein, wenn z.B. nach der Zahl 10000 gesucht wird, diese zwar im Suchvektor steht aber doch nicht gefunden wird?
- Was muss man machen, wenn mehrere Treffer möglich sind und diese auch aufgezeigt werden sollen?
Alle diese Punkte werden in den kommenden SVERWEIS-/INDEX-/AGGREGAT-Videos demonstriert.
Hier die Datei zum Download:
Hier geht es zum Video:
Videolink: https://youtu.be/qkES78Q6XIw
Viel Spaß beim Nachbasteln
Andreas
Excel – Kreuztabelle per VBA in Liste umwandeln
Per VBA soll eine Kreuztabelle in eine strukturierte Liste gewandelt werden.
Der Code steht auch in der Excel-Tabelle zur Verfügung. Wie der Code funktioniert, kann im unten aufgeführten Video betrachtet werden. Wichtig ist allerdings, dass die erste Datenspalte der Kreuztabelle angeklickt wird, ansonsten findet die Umwandlung nicht korrekt statt.
Die Kreuztabelle wurde bewusst in Spalte B aufgehängt, da ich in Spalte A die Angaben zu den zusätzlichen Überschriften eintrage. Man hätte hier natürlich auch ein neues Register ins Menüband integrieren können.
Option Explicit
Sub KreuztabelleListe()
‘Erstellt von Andreas Thehos, 2014
‘zur Erstellung einer Datenliste ausgehend von kreuztabellierten Daten
Dim wksKreuztabelle As Worksheet ‘Kreuztabelle – Ausgangsdaten
Dim wksZieltabelle As Worksheet ‘Zieltabelle – wird erzeugt
Dim intStartspalte As Integer ‘Spalte der ersten kreuztabellierten DATEN
Dim intAuswertungAntwort As Integer ‘Antwort auf Frage der MsgBox
Dim lngLetzteZeile As Long ‘Letzte Zeile
Dim intLetzteSpalte As Integer ‘Letzte Spalte
Dim j As Long ‘Zähler für Zeilen aus Kreuztabelle
Dim k As Long ‘Zähler für Zeilen in Zieltabelle
Dim i As Integer ‘Zähler für Spalten aus Kreuztabelle
Dim m As Integer ‘Zähler für Spaltenwerte
On Error GoTo ErrorHandler
Application.ScreenUpdating = False ‘Bildschirmaktualisierung aus
Set wksKreuztabelle = ActiveSheet ‘Das aktuelle Blatt wird auf wksKreuztabelle gelegt
‘Ermittlung und Prüfung, wo die Daten der Kreuztabelle beginnen
intStartspalte = ActiveCell.Column
intAuswertungAntwort = MsgBox(“Kreuztabellierte Daten beginnen in Spalte ” & _
intStartspalte – 1 & ” der Kreuztabelle?”, vbInformation + vbYesNo)
Select Case intAuswertungAntwort
Case vbYes
Case vbNo
MsgBox “Markieren Sie bitte die erste Datenzelle der Kreuztabelle und ” & _
“führen Sie das Makro erneut aus.”, vbInformation, “Bitte neu Markieren”
Exit Sub
End Select
‘Ermittlung der letzten Spalte und Zeile der Kreuztabelle
intLetzteSpalte = wksKreuztabelle.Range(“IV1”).End(xlToLeft).Column
lngLetzteZeile = wksKreuztabelle.Range(“B65536”).End(xlUp).Row
Set wksZieltabelle = Sheets.Add(After:=Worksheets(Worksheets.Count))
wksKreuztabelle.Activate
k = 2
‘Hier werden die Daten aber Zeile 2 in die Zieltabelle gesetzt
For i = intStartspalte To intLetzteSpalte
For j = 2 To lngLetzteZeile
If wksKreuztabelle.Cells(j, i).Value “” Then
With wksZieltabelle
For m = 2 To intStartspalte – 1
.Cells(k, m – 1).Value = wksKreuztabelle.Cells(j, m).Value
Next m
‘Hier wird die Überschriftenspalte der Daten in die vorletzte Spalte geschrieben
.Cells(k, intStartspalte – 1).Value = “‘” & wksKreuztabelle.Cells(1, i).Value
‘Hier werden die Daten in die letzte Spalte geschrieben
.Cells(k, intStartspalte).Value = wksKreuztabelle.Cells(j, i).Value
k = k + 1
End With
End If
Next j
Next i
‘Hier werden die Überschriften der Zieltabelle gesetzt
For m = 2 To intStartspalte – 1
wksZieltabelle.Cells(1, m – 1).Value = wksKreuztabelle.Cells(1, m).Value
Next m
‘Es folgen die Überschriften der Daten, die nicht direkt ersichtlich sind
wksZieltabelle.Cells(1, intStartspalte – 1).Value = wksKreuztabelle.Cells(12, 1).Value
wksZieltabelle.Cells(1, intStartspalte).Value = wksKreuztabelle.Cells(15, 1).Value
Set wksZieltabelle = Nothing
Set wksKreuztabelle = Nothing
Application.ScreenUpdating = True
Exit Sub
‘Im Falle des Fehlerfalles
ErrorHandler:
MsgBox “Ein Fehler ist aufgetreten.”
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
Hier ist die XLSM-Datei zur Umwandlung einer Kreuztabelle in eine strukturierte Liste:
Kreuztabellierte_Daten
Hier ist das Video:
Videolink: http://youtu.be/1H-L80AJflU
Excel 2013 – PowerView – Daten auf Karte darstellen
Sobald mir Daten mit geografischen Informationen vorliegen, können diese nicht nur mit Pivot oder PowerPivot ausgewertet werden. Diese geografischen Informationen können auch mit PowerView in Form von Kreisdiagrammen und der Hilfe von BING-Karten visualiert werden.
Über die Angabe von Städtenamen, Bundesländernamen oder Ländern sucht PowerView passende Orte und platziert Mini-Diagramme direkt dort auf der Karte. Es können auch Daten über die Angabe von Längen- und Breiteninformationen platziert werden.
In der folgenden Liste (noch keine Tabelle) befinden sich drei Städtenamen in Spalte B. Sollte diese Tabelle weder als Tabelle formatiert worden sein, noch ins PowerPivot Data Modell übernommen worden sein, kann man bei einfachen Listen auch einfach in die Liste klicken (1) und dann über Einfügen (2) auf PowerView klicken. Hinweis: Ich würde es vorab bevorzugen, wenn die Daten schon vorher als Tabelle formatiert (z.B. mit STRG + T) und über das Register PowerPivot ins Datenmodell übernommen werden.
Es öffnet sich das Fenster PowerView. Die Daten werden als Tabelle dargestellt. Die Spalten befinden sich in der Sortierung der Spaltenüberschriften. Zunächst werden alle Daten übernommen. Ein Vorteil gegenüber der ursprünglichen Liste ist noch nicht zu erkennen.
Die Liste wird dann ins PowerPivot Data Model übernommen, was man durch einen Klick auf PowerPivot – Verwalten prüfen kann.
Die Auswahl der Einträge sollte reduziert werden. Zudem lässt sich die Anordnung der Felder durch Verschieben ändern. Im Register Entwurf steht die Schaltfläche Karte zur Verfügung.
Die ausgewählten Daten werden im Kartenausschnitt dargestellt.
Link zum YouTube-Video:
Videolink: http://youtu.be/UKRr1ubgbHo
Excel 2013 – CUBEELEMENT und CUBEWERT – MDX
Mit OLAP-Cubes und den Cube-Funktionen CUBEELEMENT und CUBEWERT konnte ich bislang nicht so viel anfangen. Mir fehlten die passenden Daten dazu… dachte ich. Doch über das PowerPivot Data Model kann ich auch diese Funktionen nutzen.
Entweder wurden die als Tabelle formatierten Daten bereits dem PowerPivot Data Model hinzugefügt oder man setzt die Verbindung zur Tabelle während der Erstellung der Pivot-Tabelle.
Um eine Tabelle zunächst ins Data Model zu übernehmen, klicken Sie zunächst in die Datenliste ´(1) und formatieren diese über STRG + T als Tabelle. Anschließend wechseln Sie in das Register PowerPivot (2) und klicken Zu Datenmodell hinzufügen (3).
Ist die Tabelle noch nicht im PowerPivot Data Model, klicken Sie im Register Einfügen auf die Befehlsschaltfläche PivotTable (1). Anschließend wählen Sie Externe Datenquelle verwenden (2) – Datenquelle auswählen (3). Im Register Tabelle stehen die im Data Model abgelegten Tabellen und Excel-Tabellen (4) zur Auswahl. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Öffnen (5).
Anschließend erzeuge ich eine normale Pivot-Tabelle. Da die Daten über PowerPivot Data Modell gezogen wurden, stehen nun unter PivotTable-Tools – Analysieren die OLAP-Tools zur Verfügung. Dort klicken Sie auf In Formeln konvertieren.
Anschließend wird die Pivot-Tabelle aufgelöst. Die beiden Funktionen CUBEELEMENT (engl. CUBEMEMBER) und CUBEWERT (engl. CUBEVALUE) verweisen nun direkt auf die Daten im PowerPivot Data Model.
Die Struktur der Tabelle ist nun nicht mehr an die Restriktionen der Pivot-Tabelle gebunden. Die Zellen können völlig neu organisiert bzw. verschoben werden.
Zum YouTube-Video:
Videolink: http://youtu.be/zXHgKkLQXYo
Excel – Tabellen verbinden – Data Explorer Preview
Das kostenlose COM-Add-In “Data Explorer” Preview ermöglicht die Verknüpfung von Daten aus unterschiedlichen Datenquellen.
Oftmals liegen Daten ohne Verknüpfung untereinander auf getrennten Servern. Liegt mir dann eine monatliche Auswertung vor, kann ich die Daten noch mit den Informationen aus anderen Tabellen anreichern.
Zunächst importiere ich die Datenquellen über den Data Explorer. Anschließend kann im Register Data Explorer oder im Register Query auf Merge gedrückt werden.
Beim Merging wähle ich zunächst die beiden zu verknüpfenden Tabellen aus und wähle anschließend die übereinstimmenden Felder. Die Feldnamen müssen dabei nicht identisch sein.
Anschließend stehen die verbundenen Daten über den Eintrag Table zur Verfügung, hier muss noch ausgewählt werden, welche Spalten man aus der zweiten Liste ausgelesen bekommen möchte.
Unnötige SVERWEISE können damit verhindert werden. Ändert sich die Struktur der Daten, müssen Tabellen mit Formeln nicht angepasst werden. Änderungen in den Originaldaten führen auch nicht permanent zu Änderungen in der aktuellen Datei. Erst über einen Klick auf Refresh werden alle Infos neu eingelesen. In PowerPivot habe ich zwar auch die Möglichkeit der Verknüpfung von Tabellen. PowerPivot steht allerdings meines Wissens nach bei Excel 2013 nicht für alle Office-Pakete zur Verfügung.
Zum Video:
Videolink: http://youtu.be/QUdnghNApq8
Excel – Data Explorer Preview – CSV importieren und matchen
Mehrere csv-Dateien (comma separated value-files) werden monatlich aktualisiert und müssen anschließend gemeinsam ausgewertet werden. Das kostenlose Add-In “Data Explorer” Preview bietet die Möglichkeit, csv-Dateien zu importieren. Diese über den Data Explorer importierten Dateien können dann anschließend kombiniert werden.
Vorab ist aber beim Import der csv-Datei zu beachten, dass die Felder mit identischen Datentypen und der gleichen Spaltenzahl importiert werden.
Spätere Aktualisierungen der csv-Dateien führen über den Schalter Refresh zum erneuten Import und der Aktualisierung der kompletten Tabelle.
Hier bekommt man einen kleinen Einblick in den Aufbau der csv-Dateien. Die Werte sind jeweils mit einem Semikolon von einander getrennt.
Im Register Data Explorer findet man unter From File den Punkt From CSV.
Anschließend wählt man in einem Datei-Explorer die Datei aus (ohne Bild) und klickt auf Öffnen. Der Import würde hier in nur eine Spalte erfolgen.
Mit einem rechten Mausklick auf Column1 kann man einstellen, dass es ein Trennzeichen (Split) gibt. Parallel kann man zudem mitverfolgen, wie die einzelnen Schritte des Imports (Steps) aufgebaut werden. Wenn man rechts auf einen Step klickt, wird in der oberen Befehlszeile der Befehl inklusive Parametern angezeigt.
Hier soll bei einem Trennzeichen (Delimiter) in mehrere Spalten getrennt werden. Ich wähle das Semikolon als Trennzeichen.
Anschließend klicke ich mit rechts auf den Namen der Abfrage und dann auf Rename. Unter dem Namen dieser Abfrage identifiziere ich später die Tabelle.
Der Datentyp des Datumsfeldes wird noch auf Date verändert.
Anschließend importiere ich die erste csv-Datei mit dem Schalter Done. Für die zweite Tabelle gehe ich exakt genau nach diesem Muster vor, wähle aber dabei natürlich einen anderen Query-Namen.
Wenn beide Tabellen geladen sind, kann ich im Register Data Explorer oder im Register Query auf Append klicken.
Die beiden Tabellen stehen zur Auswahl.
Ich kann die Combine-Abfrage noch umbenennen.
Sollten später neuere csv-Dateien unter gleichem Namen im Zielverzeichnis liegen, kann ich über einen Klick auf den Schalter Refresh die Daten erneut einladen.
Zum YouTube-Video:
Videolink: http://youtu.be/SmMlU92j3Do
Excel 2013 – PowerView – Visualisierung von Daten
Ein im Zeitverlauf animiertes Blasendiagramm ist in wenigen Augenblicken erzeugt. Die Daten liegen im Data Model oder über intelligente Tabellen vor? Excel 2013 ist installiert? Perfekt… Im Register Einfügen finden wir die kleine Gruppe Bericht, dort steht einsam und allein PowerView.
Ein animiertes Diagramm in weniger als 60 Sekunden!
Warum nicht? Excel mausert sich immer mehr zu einem Tool, große Datenbestände anzuzapfen und auszuwerten. Die Datenhaltung würde ich natürlich einer Datenbank überlassen.
Das Handling innerhalb von PowerView erstreckt sich über zwei Register. PowerView selbst und daneben das Register Entwurf. Meine ersten Versuche mit PowerView waren gescheitert, da ich zum einen meine Daten nicht als Intelligente Tabelle (Strg + T
) formatiert hatte, und später dann auch nicht auf Entwurf geklickt hatte.
Im Video sind meine (fast) ersten Gehversuche mit PowerView dargestellt. Und wenn das meine ersten Versuche sind… was wartet noch auf mich, wenn ich PowerView genauer kennengelernt habe?
Übungsdatei zum Download:
E369_PowerView
Video bei YouTube:
Videolink: http://youtu.be/k3YEeVHgTQc
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