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Office Mix – Interaktive Präsentationen

Office Mix von der Webseite http://mix.office.com steht aktuell als Customer Preview für PowerPoint 2013, Office 2013 und Office 365 zur Verfügung.

Auf der Webseite können auch direkt die technischen Mindestvoraussetzungen eingesehen werden. Die Installation setzt allerdings voraus, dass man sich über ein Microsoft-, Facebook-, Google- oder Unternehmenskonto anmeldet. Es werden nämlich neben dem Add-In noch Dienste online zur Verfügung gestellt. Für diese online-Zugriffe ist eine Authentifizierung erforderlich.

Nach der Installation des Add-Ins steht ein neues Register namens „Mix“ in PowerPoint zur Verfügung.

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Die eigentliche PowerPoint-Präsentation kann über dieses Register mit weiteren Objekten wie Film, Ton, Screen Capture, Screen Recording, Umfragen und aufgezeichnetem Whiteboard angereichert werden.

Über die Office-Apps kommen einzelne Umfrageelemente auf jeweils ein Präsentationsblatt. Diese Apps werden dann auch bei mix.office.com ausgewertet.

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Zu Testzwecken kann man dann vor dem Upload die Preview starten.
Beim Upload selbst kann zusätzlich noch ein Video für offline-Zwecke erzeugt werden.

Auf der Seite von mix.office.com lassen sich nun die eigenen Präsentationen freigeben, auswerten und löschen.

Unter Manage befinden sich die eigenen Präsentationen.

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Mit Analytics kann genau geschaut werden, wer wie lange auf welche Folie geschaut hat. Ebenso lassen sich die Antworten pro Folie und Umfragefeld auswerten. An dieser Stelle sollten auch Datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigt werden.

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Eine frei zugängliche Präsentation:
https://mix.office.com/watch/GQRAXHNHHLD9

Hier geht es zum Video:

Videolink: http://youtu.be/zQgTaEsU8Eg

Excel – Tabellen verbinden – Data Explorer Preview

Das kostenlose COM-Add-In „Data Explorer“ Preview ermöglicht die Verknüpfung von Daten aus unterschiedlichen Datenquellen.

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Oftmals liegen Daten ohne Verknüpfung untereinander auf getrennten Servern. Liegt mir dann eine monatliche Auswertung vor, kann ich die Daten noch mit den Informationen aus anderen Tabellen anreichern.

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Zunächst importiere ich die Datenquellen über den Data Explorer. Anschließend kann im Register Data Explorer oder im Register Query auf Merge gedrückt werden.

Beim Merging wähle ich zunächst die beiden zu verknüpfenden Tabellen aus und wähle anschließend die übereinstimmenden Felder. Die Feldnamen müssen dabei nicht identisch sein.

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Anschließend stehen die verbundenen Daten über den Eintrag Table zur Verfügung, hier muss noch ausgewählt werden, welche Spalten man aus der zweiten Liste ausgelesen bekommen möchte.

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Unnötige SVERWEISE können damit verhindert werden. Ändert sich die Struktur der Daten, müssen Tabellen mit Formeln nicht angepasst werden. Änderungen in den Originaldaten führen auch nicht permanent zu Änderungen in der aktuellen Datei. Erst über einen Klick auf Refresh werden alle Infos neu eingelesen. In PowerPivot habe ich zwar auch die Möglichkeit der Verknüpfung von Tabellen. PowerPivot steht allerdings meines Wissens nach bei Excel 2013 nicht für alle Office-Pakete zur Verfügung.

Zum Video:

Excel – SUMME über Bereich – AGGREGAT und INDEX

Es soll die Summe eines Bereichs gebildet werden. Der Bereich wird allerdings über zwei Markierungen neben der Tabelle definiert. Von der Zeile der ersten x-Markierung bis zur Zeile der zweiten x-Markierung soll summiert werden. Der Clou ist also, dass sich der Bereich für die Summenfunktion dynamisch zusammensetzen soll. Statt aber nun zum Beispiel =SUMME(B7:B12) einzugeben, werden die Zeilen für B7, also 7, und B12, also Zeile 12, über die Funktion INDEX ermittelt.

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=SUMME(INDEX(B:B;AGGREGAT(15;6;ZEILE(C2:C22)/(C2:C32="x");1);1):INDEX(B:B;AGGREGAT(14;4;ZEILE(C2:C32)*(C2:C32="x");1);1))

Dabei muss die Position, also die Zeile, des oberen x-Wertes ermittelt werden. Dies geschieht durch die Funktion: AGGREGAT(15;6;ZEILE(C2:C22)/(C2:C32="x");1). Nur in den Zellen, in denen ein x steht, wird auch durch WAHR geteilt – also in diesem Fall durch 1. Es werden also alle Zeilennummern des Bereichs genommen und durch 1 oder 0 geteilt. Von diesen Zeilennummern nimmt AGGREGAT(15;6;Array;1) die kleinste. Im Beispiel resultiert die Zahl 7.

Die Zeile des unteren x-Wertes wird durch AGGREGAT(14;4;ZEILE(C2:C32)*(C2:C32="x");1) ermittelt. Auch hier wird geprüft, ob ein x in einer der Zellen steht. Falls dies mit WAHR beantwortet werden kann, wird mit WAHR, also mit 1 multipliziert. Das Ergebnis ist eine List von Zeilennummern, die entweder mit 1 oder mit 0 bei FALSCH multipliziert werden. Von diesen Werten nimmt AGGREGAT(14;4;Array;1) den größten Wert. Im Beispiel resultiert die Zahl 12.

Statt nun B7:B12 in die Funktion SUMME als Bereich einzugeben, werden die Koordinaten über INDEX ermittelt. INDEX(B:B;AGGREGAT(15;6;ZEILE(C2:C22)/(C2:C32="x");1);1) führt also zu INDEX(B:B;7;1) und dies wiederum zur Zelle B7. Es wird die siebte Zelle aus Spalte B genommen. Das gleiche Prinzip gilt für B12. Die beiden INDEX-Funktionen werden über einen Doppelpunkt verbunden, so dass im Endeffekt B7:B12 resultiert.

Sollte kein x gesetzt sein, resultiert die Fehlermeldung #Zahl!
Hier könnte man die Formel noch einmal um die Funktion WENNFEHLER ergänzen:

=WENNFEHLER(SUMME(INDEX(B:B;AGGREGAT(15;6;ZEILE(C2:C22)/(C2:C32="x");1);1):INDEX(B:B;AGGREGAT(14;4;ZEILE(C2:C32)*(C2:C32="x");1);1));"")

Die Datei zum Download:
E361_SUMME_AGGREGAT_BEREICH

Das Video bei YouTube: