Getagged: Data Explorer

2013-05-30

Excel 2013 – GeoFlow-Daten mit Data Explorer aufbereiten

51,471817 7,23991 oder 51.471817, 7.23991 – Beides steht für die gleiche Koordinate aus Breiten- und Längengrad für die Velsstraße 16 in Bochum. Breitengrad (Latitude) und Längengrad (Longitude) können für GeoFlow genutzt werden, um einen geografischen Punkt zu markieren.

Doch manchmal werden die Daten nicht sauber geliefert und müssen noch vorbehandelt werden. Hier bietet sich das Add-In “Data Explorer” Preview an. GeoFlow setzt Office Professional Plus 2013 oder Office 365 ProPlus voraus.

Hier geht es zum YouTube-Video:
Videolink: http://youtu.be/YC6VA4FLujI

2013-05-18

Excel – Tabellen verbinden – Data Explorer Preview

Das kostenlose COM-Add-In “Data Explorer” Preview ermöglicht die Verknüpfung von Daten aus unterschiedlichen Datenquellen.

Oftmals liegen Daten ohne Verknüpfung untereinander auf getrennten Servern. Liegt mir dann eine monatliche Auswertung vor, kann ich die Daten noch mit den Informationen aus anderen Tabellen anreichern.

Zunächst importiere ich die Datenquellen über den Data Explorer. Anschließend kann im Register Data Explorer oder im Register Query auf Merge gedrückt werden.

Beim Merging wähle ich zunächst die beiden zu verknüpfenden Tabellen aus und wähle anschließend die übereinstimmenden Felder. Die Feldnamen müssen dabei nicht identisch sein.

Anschließend stehen die verbundenen Daten über den Eintrag Table zur Verfügung, hier muss noch ausgewählt werden, welche Spalten man aus der zweiten Liste ausgelesen bekommen möchte.

Unnötige SVERWEISE können damit verhindert werden. Ändert sich die Struktur der Daten, müssen Tabellen mit Formeln nicht angepasst werden. Änderungen in den Originaldaten führen auch nicht permanent zu Änderungen in der aktuellen Datei. Erst über einen Klick auf Refresh werden alle Infos neu eingelesen. In PowerPivot habe ich zwar auch die Möglichkeit der Verknüpfung von Tabellen. PowerPivot steht allerdings meines Wissens nach bei Excel 2013 nicht für alle Office-Pakete zur Verfügung.

Zum Video:
Videolink: http://youtu.be/QUdnghNApq8

2013-05-17

Excel – Data Explorer Preview – CSV importieren und matchen

Mehrere csv-Dateien (comma separated value-files) werden monatlich aktualisiert und müssen anschließend gemeinsam ausgewertet werden. Das kostenlose Add-In “Data Explorer” Preview bietet die Möglichkeit, csv-Dateien zu importieren. Diese über den Data Explorer importierten Dateien können dann anschließend kombiniert werden.

Vorab ist aber beim Import der csv-Datei zu beachten, dass die Felder mit identischen Datentypen und der gleichen Spaltenzahl importiert werden.

Spätere Aktualisierungen der csv-Dateien führen über den Schalter Refresh zum erneuten Import und der Aktualisierung der kompletten Tabelle.

Hier bekommt man einen kleinen Einblick in den Aufbau der csv-Dateien. Die Werte sind jeweils mit einem Semikolon von einander getrennt.

Im Register Data Explorer findet man unter From File den Punkt From CSV.

Anschließend wählt man in einem Datei-Explorer die Datei aus (ohne Bild) und klickt auf Öffnen. Der Import würde hier in nur eine Spalte erfolgen.

Mit einem rechten Mausklick auf Column1 kann man einstellen, dass es ein Trennzeichen (Split) gibt. Parallel kann man zudem mitverfolgen, wie die einzelnen Schritte des Imports (Steps) aufgebaut werden. Wenn man rechts auf einen Step klickt, wird in der oberen Befehlszeile der Befehl inklusive Parametern angezeigt.

Hier soll bei einem Trennzeichen (Delimiter) in mehrere Spalten getrennt werden. Ich wähle das Semikolon als Trennzeichen.

Anschließend klicke ich mit rechts auf den Namen der Abfrage und dann auf Rename. Unter dem Namen dieser Abfrage identifiziere ich später die Tabelle.

Der Datentyp des Datumsfeldes wird noch auf Date verändert.

Anschließend importiere ich die erste csv-Datei mit dem Schalter Done. Für die zweite Tabelle gehe ich exakt genau nach diesem Muster vor, wähle aber dabei natürlich einen anderen Query-Namen.

Wenn beide Tabellen geladen sind, kann ich im Register Data Explorer oder im Register Query auf Append klicken.

Die beiden Tabellen stehen zur Auswahl.

Ich kann die Combine-Abfrage noch umbenennen.

Sollten später neuere csv-Dateien unter gleichem Namen im Zielverzeichnis liegen, kann ich über einen Klick auf den Schalter Refresh die Daten erneut einladen.

Zum YouTube-Video:
Videolink: http://youtu.be/SmMlU92j3Do

2013-05-14

Excel – Data Explorer Preview – Ordner auslesen

In meinem dritten Blog-Beitrag zum Add-In Data Explorer Preview für Excel 2010 / 2013 geht es um das Auslesen von Ordnern und Unterordnern.

Im Register Data Explorer kann man From Folder auswählen. Hier werden Verzeichnis- und Dateiinformationen eingelesen.

Zunächst muss jedoch ein Verzeichnis (1) ausgewählt werden. Anschließend wird mit OK (2) bestätigt.

Der Name der Abfrage wird vermutlich Query1 lauten (3). Über einen rechten Mausklick lässt sich der Name der Abfrage umbenennen. Hier möchte ich ein Bilderverzeichnis auslesen und benenne entsprechend um.

Anschließend möchte ich noch die Dateigrößen sehen. Diese verbergen sich in den Attributen (4). Zunächst wähle ich alle Einträge mit Select All Columns ab und aktivere dann das Kästchen bei Size. Mit OK (5) bestätigen.

Die Ordnerstruktur kann ebenfalls über mehre Spalten verteilt werden. Über einen rechten Mausklick auf Folder Path und dort Split Column kann der Trennwert By Delimiter definiert werden.

Statt des üblichen Kommas, Semikolons etc. wähle ich den Eintrag Custom und gebe den Schrägstrich nach links (Backslash) ein. Auch hier wird natürlich mit OK bestätigt.

Anschließend muss ich noch erkennen, dass hinter jedem Bildnamen noch entweder .jpg oder .JPG steht. Über einen rechten Mausklick auf die Spalte Name ersetze ich die entsprechenden Werte.

Bei Value To Find gebe ich erst .jpg ein und tausche gegen Nichts aus. Nach einem OK rufe ich Replace erneut auf und tausche auch .JPG gegen Nichts. Groß- und Kleinschreibung wird also unterschieden.

Zum Schluss führe ich die Abfrage aus und erhalte eine Auflistung der Dateien im angegebenen Verzeichnis inkl. aller Unterverzeichnisse.

Video bei YouTube:
Videolink: http://youtu.be/JFh_X0zgAOg

2013-05-13

Excel – Data Explorer Preview – XLSX einlesen

Im letzten Blog vom 12.05.2013 habe ich kurz das neue Add-In “Data Explorer” Preview für Excel 2010 / 2013 beschrieben. Noch ist das Add-In nicht final, noch steht es nur in englischer Sprache zur Verfügung.

Eine Option im Register Data Explorer ist die Möglichkeit, Excel-Dateien einzulesen.

Nachdem eine Datei ausgewählt wurde, können auf der linken Seite die Tabellen der Datei ausgewählt werden (1).

Anschließend muss ich hier leider feststellen, dass die erste Zeile nicht als Überschriftenzeile erkannt wurde (2). Über einen rechten Mausklick in die obere Zeile kann die erste Zeile des Imports zur Überschriftenzeile erklärt werden (3) – Use first row as headers. Anschließend klicke ich auf Done (4).

Die Daten werden nun auf ein neues Tabellenblatt übertragen. Im Register Tabellentools taucht zusätzlich der Eintrag Query auf. Ich muss hier aber erkennen, dass die Datumswerte nicht als solche übernommen wurden (5).

Zudem finde ich den Namen der Abfrage mit Query1 nichtssagend (6). Diesen möchte ich ändern. Nachträgliche Änderungen können jederzeit über einen Klick auf Filter & Shape (7) durchgeführt werden.

Mit einem rechten Mausklick auf den Namen der Abfrage (8) kann der Eintrag umbenannt werden. Ich vergebe hier zum Beispiel den sprechenden Namen qry_Team_1.

Anders beim Datum. Dies wurde als Zahl interpretiert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Feldnamen Date und dann auf Change Type und dann auf Date (9). Wählen Sie hier ein Format aus.

Das Ergebnis der gesamten Umformatierung können Sie in der oberen Zeile (10) ablesen. Bestätigen Sie anschließend wieder mit Done.

Sind mehrere Spalten markiert, können diese auch gruppiert werden. Als Ergebnis lassen sich die Summen festgelegter Spalten ziehen oder die Anzahl der Datensätze anzeigen.

Werden Daten in der Datenquelle verändert, kann über einen Refresh der Datenbestand aktualisiert werden.

Übungsdatei zum Download – ca. 6 MB:
E365_Lange_Liste

Video bei YouTube:
Videolink: http://youtu.be/YoUcyv6VLIM

2013-05-12

Excel – Data Explorer Preview – neues Add-In

Microsoft stellt seit 2013 mit “Data Explorer” Preview for Excel ein neues Add-In für Excel 2010 / 2013 zur Verfügung. Über die Webseite http://office.microsoft.com/en-us/excel-help/start-page-HA104003813.aspx können für die Preview englischsprachige Hilfs- und Beschreibungsseiten aufgerufen werden. Da es sich um eine Preview handelt, ist natürlich noch mit Änderungen, Erweiterungen und Fehlerkorrekturen zu rechnen.

Wenn das Add-In installiert und aktiviert wurde, steht das neue Register Data Explorer zur Verfügung. Eventuell muss das Add-In noch über Datei – Optionen – Add-Ins – Com-Add-Ins – Gehe zu aktiviert werden.

Neben einer Online-Suche bei Webdiensten (hier aktuell Wikipedia) und der Möglichkeit, Webseiten direkt anzusteuern, sind die Schaltflächen für den direkten Import von Datendateien (Excel, csv, XML, txt und Ordner) zu erkennen.

Daneben besteht aber auch noch die Möglichkeit, große Datenbankbestände anzuzapfen oder sogar direkt auf Netzdienste zurückzugreifen. Man kann sogar seine Beiträge und Freundeslisten bei Facebook auslesen.

GeoFlow, PowerPivot, PowerView und jetzt der Data Explorer! Die Möglichkeiten von Excel im Bereich BI wachsen mit jedem Add-In.

Für das folgende Beispiel habe ich vorab bei Wikipedia die deutsche Liste der Großstädte aufgerufen, den Link aus der Adresszeile kopiert und über die Befehlsschaltfläche From Web eingefügt.

Anschließend mit der Schaltfläche OK bestätigt.

Sollten auf der Webseite Tabellen oder tabellenartige Strukturen aufgeführt werden, werden diese auf der linken Seite angezeigt. Durch die Auswahl mit der Maus, bekommt man eine Vorschau auf die Daten.

Über einen rechten Mausklick auf die Kopfzeilen, kann eine Spalte vom Import ausgeschlossen werden. Zudem können Spalten umbenannt, im Datentyp gewechselt oder Werte verändert werden. So sind im Original zum Beispiel Endnotennummern hinter einigen Städtenamen. Diese habe ich mit Replace gegen einen leeren Wert ausgetauscht.

Das Ergebnis des Imports liegt dann in Excel vor.

Zugleich taucht aber noch ein weiteres Register (1) in den Tabellentools auf. Über die zusätzlichen Befehlsschaltflächen (2) lassen sich die Query Settings im Aufgabenbereich rechts einschalten und weitere Aktionen durchführen.

Die Filtereinstellungen (3) können über die Query Settings eingesehen und verändert werden. Zudem kann auch hier der Import aufgefrischt werden.

Ganz besonders freue ich mich über die Möglichkeit, die Daten direkt dem Data Model hinzuzufügen(4). Somit stehen die Daten direkt für weitere Auswertungen in Pivot zur Verfügung und können in Kombination mit anderen Tabellen ohne umständliche SVERWEISe genutzt werden.

Ich denke, das Konzept, Excel in eine universelle BI-Maschine zu verwandeln wird aufgehen. Ich würde mich über mehr Datenimportfilter für diverse Webdienste – ähnlich hier Facebook – freuen.

Mir stellt sich nur eine Frage:

Wie soll ich noch den Überblick über die Möglichkeiten von Excel behalten?

Video bei YouTube:
Videolink: http://youtu.be/sYDM9e1PxeQ