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Risikomatrix in Excel

Im Zuge meiner Ausbildung zum Projektfachmann bei der GPM und während meiner Arbeit im Projektcontrolling einer großen deutschen Landesbank habe ich ordentlich mit Risiken im Rahmen des Projektmanagements zu tun gehabt. Risiken müssen nicht nur erfasst und benannt werden. Es gilt, sie permanent zu kontrollieren, zu aktualisieren und entsprechende Ersatzpläne im Schrank zu haben.

Eine einfache Liste von Risiken kann dann mit Hilfe eines Ampelsystems visualisiert werden. In der Regel werden die Risiken dann auch in einer Matrix optisch verortet.

Die Risiken werden in einer Liste geführt. Jedes Risiko hat eine ID, ist einer Kategorie und einer Datei zugeordnet. In den Spalten Probability und Impact werden die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkung des Einzelrisikos in Bezug auf das Projekt mit Zahlwerten von null bis vier verortet.

 

Grafisch können die Risiken dann in einer Matrix verortet werden. Dazu ist es aber notwendig, dass Risiken mit identischen Werten für Probability und Impact nicht direkt aufeinander liegen, sondern geordnet im selben Bereich untereinander liegen. Dafür ist eine Formel zu entwickeln, welche die Risiken aufteilt.

Möchte man ein Risiko im Zeitverlauf beobachten, kann auch die Entwicklung des Risikos im Diagramm dargestellt werden.

Nun lässt sich der zeitliche Weg der Entwicklung des Risikos nachverfolgen.

Der Aufbau der Risikomatrix und die damit verbundene Dynamik hat mich schon etwas stärker beschäftigt. Die Aufgabe selbst habe ich auch einer Gruppe von angehenden „Excel Experts“ gestellt, einer Fortbildungsreihe für meine gewerblichen Kunden über 5-7 Termine über ein halbes Jahre hinweg, bei dem wir uns alle 4 Wochen zu Excel-Schulungen und Besprechung von Excel-Themen treffen. Immer die gleiche Gruppe, die so schrittweise Stück für Stück Excel vertieft und zwischenzeitlich die Gelegenheit hat das Wissen in der Praxis auszuprobieren und mit Fragen in die nächste Runde kommt.

 

Das Wissen und die Dateien hier im Blog und bei YouTube kostenlos bereitzustellen funktioniert nur dank der regelmäßigen Unterstützung einiger Zuschauer – vielen Dank an euch! – und darüber, dass zumindest die Kosten für Technik und Lizenzen über die YouTube-Werbeeinnahmen gedeckt werden können.

 

Hier nun die ganzen Videos, in denen der Aufbau Schritt für Schritt erläutert wird. Ich nutze selbst Excel aus Office 365. Die Techniken sollten aber auch mit Excel 2013 funktionieren. Ganz unten gibt es noch einen Hinweis für Nutzer von Excel 2010, da dort die Beschriftung der Punktepaare nicht so einfach umgesetzt werden kann.

Die Aufgabenstellung

Videolink: https://youtu.be/6seitkSJxNE

 

Die folgenden Dateien können genutzt werden, um die Videos nachzuarbeiten.

Mit folgender Datei wird in Lösung 1 gestartet: E943 Start Risikomatrix

Dies ist die resultierende Datei: E943 Ergebnis Risikomatrix

Die Matrix aufbereiten

Videolink: https://youtu.be/xvGZzgi0MFE

 

In folgender Datei für Lösungsvideo 2 werden die Risiken ordentlich aufgeteilt: E944 Risikomatrix

Texte in einem Feld verteilen

Videolink: https://youtu.be/8d0UxvKjL5E

 

Soll auch gefiltert werden können, müssen die überflüssigen Werte neutralisiert werden: E945 Risikomatrix

Risikogruppen filtern

Videolink: https://youtu.be/xoHUz2vdgNw

 

Im Zuge der Risikoüberwachung sollen die Einzelrisiken im Zeitverlauf beobachtet werden. Von Meeting zu Meeting werden die Risiken in den Punkten Eintrittswahrscheinlichkeit und Höhe des Einflusses auf das Projekt neu bewertet. Diese Darstellung ermöglicht nun auch eine Beobachtung, wie das Projekt bewertet wurde. Ausgangsdatei: E946 Start Risikomatrix Endstand passend zum Video: E946 Ergebnis Risikomatrix

Risiken im Zeitverlauf überwachen:

Videolink: https://youtu.be/7AYV058QkVg

 

Die Datenbeschriftung von Punkten im Diagramm wurde mit Excel 2013 massiv verbessert. Für vorherige Versionen kann das kostenlose Add-In XY-Chart Labeler genutzt werden. Ich beschreibe es im folgenden Video:

Videolink: https://youtu.be/rNKzwWTkN-c

 

Viel Erfolg in euren Projekten
Andreas