Wer schreibt, der bleibt! Oder? Warum wird eigentlich so wenig im Unternehmen dokumentiert? Es gibt so viele Excel-Dateien oder Word-Vorlagen, aber nur selten finde ich eine Dokumentation vor.

Wir lege ich einen Kreditoren in SAP an? Oder eine Purchase Order? Wie richte ich mir den Abteilungsdrucker ein? Wie müssen die angelieferten Daten nachbearbeitet werden, damit ich diese in meiner Auswertung berücksichtigen kann?

Oft höre ich, dass für die Dokumentation keine Zeit bleibt. Oder die Schritte doch so einfach seien und keiner Erläuterung bedürfen. Aber was passiert im Urlaub? Im Krankheitsfall? Rente? Oder ein Unfall? Wer kann die Dateien von Kollegen übernehmen und weiß, zu welchem Zeitpunkt was erledigt werden muss? Welche Dateien sind strategisch wichtig?

Aber mache ich mich denn nicht überflüssig, wenn andere meine Dateien bedienen könnten? Vielleicht ein bisschen… aber das Unternehmen ist ein Stück weit besser aufgestellt und wird davon profitieren. Und die eigene Arbeit besteht ja bestimmt nicht nur aus dieser einen Datei, zu der mich sonst jeden Monat die Kollegen befragen.

Jetzt brauche ich nur noch Tools, die mir bei der Aufzeichnung helfen. Ob reine Bildschirmschnappschüsse, Bildfolgen oder ein besprochenes Video, es gibt viele Möglichkeiten, von denen man sich mindestens  eine angewöhnen sollte.

Fünf Wege und Tools zeige ich im Folgenden auf…

1. Einfache Screenshots sammeln

Ob mit dem Schalter Bildschirmausschnitt, dem Snipping Tool, dem OneNote-Bildschirmausschnitt, dem kostenlosen Tool Greenshot oder einfachen Screenshots mit der Taste DRUCK bzw. ALT+DRUCK, hier muss jedes Bild einzeln aufgenommen, die Aktion erläutert und der zum nächsten Bild führende Schritt händisch beschrieben werden.

Das Ganze ist doch relativ mühsam, da noch Pfeile und Texte ergänzt werden müssen. Oft muss noch ein Teil unkenntlich oder weggeschnitten werden. Zumindest hilft die bebilderte Beschreibung der Software bei der Orientiertung im Programm.

Mehr zu Greenshot (ältere Version):

Videolink: https://www.youtube.com/watch?v=Qs1Y8Ivp3jk

Auch einfache Screenshots mit Snagit von TechSmith zu nehmen, zieht einen langen Weg der Nachbearbeitung auf sich. Doch Snagit kann auch anders…

2. Videoaufzeichnung mit Snagit

Snagit von TechSmith bietet neben Screenshots auch die Möglichkeit zur Videoaufzeichnung. Die Videos können dann im mp4-Format gespeichert oder aber auch als GIF bzw. separierte Bilder aus den Videos isoliert als png gespeichert werden. Dies bietet auch die Möglichkeit von Screenshots, die halt aus dem Video heraus Situationen zeigen, die nur schwer per normalem „handelsüblichen“ Screenshotprogramm zu erzielen sind. Die Screenshots können dann noch mit Pfeilen, Umrandungen, Unkenntlichmachungen etc. bearbeitet werden. Zudem stehen die Screenshots anschlißend in einer Bilddatenbank für die spätere Verwendung zur Verfügung.

Trotzdem müssen die Screenshots noch irgendwo eingefügt und kommentiert werden. Die Nachbearbeitung von Videos ist nicht vorgesehen.  Persönlich verwende ich dazu Camtasia Studio von TechSmith.

3. Bildschirmaufzeichnung von PowerPoint

Videos? Moment mal! Das kann jetzt auch PowerPoint von Haus aus? PowerPoint bietet seit dem Jahr 2015 für die Version PowerPoint 2013 und in den neueren Versionen die Möglichkeit zur Bildschirmaufzeichnung. Sollte das Feature unter PowerPoint 2013 noch nicht verfügbar sein, muss noch ein Update nachinstalliert werden. Mehr dazu auf https://support.office.com/de-de/article/bildschirmaufzeichnung-in-powerpoint-0b4c3f65-534c-4cf1-9c59-402b6e9d79d0#OfficeVersion=Neuere_Versionen

Die Videoaufzeichnung mit PowerPoint ist wirklich nicht zu Verachten. Man kann ein Video noch ein wenig zuschneiden, aber ansonsten gibt es ein ganz gutes Video vom markierten Bildschirmbereich, welches direkt in die Folie eingebettet wird.

Mehr zu PowerPoint:

Videolink: https://www.youtube.com/watch?v=ZblODpx-8G0

4. Schrittaufzeichnung

Die Schrittaufzeichnung psr.exe ist seit Windows 7 auf jedem Rechner verfügbar. Einfach die Windows-Taste drücken, anschließend psr eingeben und dann die Schrittaufzeichnung aktivieren.

Als Resultat gibt es eine Bilderfolge. Auf jedem Bild ist entsprechend der Aktionsbereich grün hervorgehoben. Jeder Schritt mit der Maus wird aufgezeichnet. Nicht die Bewegung selbst, sondern wenn mit der Maus eine Aktion erfolgt. Zusätzlich kann noch während der Aufzeichnung ein Textkommentar ergänzt werden.

Das Ergebnis ist eine Bildfolge als mhtml-Datei, welche noch weiter editiert oder einfach herauskopiert und ins OneNote oder Word eingefügt werden kann.

Das Ergebnis ist manchmal ein wenig schwer zu deuten, man erhält aber rasche Ergebnisse mit Boardmitteln. Da wirklich aktuell fast jeder mindestens Windows 7 am PC nutzen sollte, steht dieses Mittel also wirklich flächendeckend zur Verfügung.

Mehr zur Schrittaufzeichnung:

Videolink: https://www.youtube.com/watch?v=ODI2ncsIRys

Und hier:

Videolink: https://www.youtube.com/watch?v=oTThdlsNoRE

Vergleichbare Tools gibt es bestimmt auch am Mac oder unter Linux.

5. Videoaufzeichnung mit Camtasia

Man muss es ein wenig üben. Aber wer viel zu dokumentieren hat, kommt schnell mit Camtasia klar und die Investition ist schnell wieder reingeholt.

Die Videos können besprochen, später editiert und mit erläuternden Symbolen versehen werden. Problematisch wird es nur, wenn sich die Oberfläche oder ein einzelner Menüpunkt in der Software ändert, dann muss manchmal gleich das ganze Video neu aufgezeichnet werden.

Mittlerweile haben die meisten meiner Kunden Camtasia im Einsatz und wir dokumentieren neue Anwendungen oder Softwarelösungen mit Hilfe von kleinen, schnell erstellten Videos. Ich selbst nutzte Camtasia seit 2010 am PC und Mac. Über 1.200 meiner Videos findet ihr auf meinen YouTube-Kanälen… und zusätzliche habe ich mehrere hundert Titel für meine Kunden aufgezeichnet und bin vom Handling und dem Ergebnis überzeugt.

Und was soll ich nun nehmen?

Man kann ja nicht einfach Software im Unternehmen beliebig aufspielen. Es muss geprüft werden… wie viele Lizenzen sind nötig… habe ich überhaupt ein gutes Mikrofon… sollen zentral Regeln für die Dokumentation erstellt werden … steht mir dafür Budget zur Verfügung… erhalte ich dafür die zusätzliche Zeit??????

Das dokumentiert werden muss, sollte klar sein. Doch wieviel Ressourcen stellt man dafür ab?

Ich erzeuge nicht nur Videos für meine Kunden, sondern berate und trainiere sie auch, um selbst Videos erstellen zu können. Dabei stellen sich Fragen wie…

• wie lang soll eine Dokumentation sein?
• wie lange muss ich ein Szenario vorbereiten?
• benötige ich ein Drehbuch?
• müssen alle Eventualitäten beschrieben werden?
• in welchen Sprachen muss ich publizieren?
• mit Ton oder nur Textunterschriften?
• kann ich das überhaupt mit meiner Stimme?
• wie werden die Videos akzeptiert?
• in welchen Formaten muss ich speichern?
• wo kann ich die Dokumente bzw. Videos platzieren?
• wer soll Aufzeichnen?
• und mehr…

Die Bedeutung von Videos und Screenshots bei der Softwaredokumentation sollte klar sein… nur, MACHT ES!

In diesem Sinne…. auf zum nächsten Video
Andreas

P.S.: Seit meinem Studium 2009 zu E-Learning und E-Moderation habe ich viele Tools, CMS und LMS kennenlernen dürfen. Moodle, ILIAS, das User Productivity Kit von Oracle, Datango und Adobe Captivate. Alles tolle Tools und Plattformen, jedoch nicht einfach für spontane Dokumentionen geeignet. Hier sind hohe Einstiegshürden. Wenn die Systeme aber mal etabliert sind, Perfekt!