at Excel Experts – Lösung 4 zu Übung 1

Abschließend gibt es hier in Lösungsrunde 4 zur ersten Übungsaufgabe vom 8.9.2017 noch einen dicken Patzer zu berichten. Zusätzlich einige Optimierungsvorschläge.

Das Video startet bei folgender Datei:

01 Ausgangsdatei K Lösung 4 Ausgang herunterladen

Ich bedanke mich schon nach wenigen Tagen für das starke Interesse. In vielen Nachrichten wurde mir auch mitgeteilt, dass die Qualität der eigenen Daten häufig nicht überdacht wird und Phänomene wie der Tabellenname vor dem Zellbezug oder leere Spalten nicht so selten vorkommen.

Ähnliche Dateien wie diese hier habe ich auch schon in Bewerbungstests gesehen. Schließlich müssen wir dort laut Stellenanzeige ja alle „sehr gute bis perfekte Office-Kenntnisse insb. Excel“ besitzen. (Was bedeutet das überhaupt? Sollte man mal eine eigene Reihe zu machen.)

Hier geht es zum YouTube-Video

Videolink: https://www.youtube.com/watch?v=p-ykPwVsrOw

Folgende Punkte wurden behoben bzw. angepasst:

  1. Die Spaltenwerte von tatsächliche Fertigstellung liegen zum Teil vor dem Startdatum. Vielleicht wurden die Daten aus anderen Systemen mit anderer Zeitzone übernommen und sind so um einen Tag verrutscht. Hier lässt sich nur außerhalb von Excel die Datenherkunft prüfen. Eventuell sind ja alle Daten um einen Tag verschoben.
  2. Das Tabellenformat wurde auf den Datenbereich angewandt. Das hätte ich schon von Anfang an machen können, wollte aber erst noch auf ein neues Dateiformat warten.
  3. Die Datei wurde im XLSX- und XLSB-Format gespeichert. Die Datei wird kleiner und kann die neuen Features von Excel verwenden. Das Dateiformat kann verändert werden, wenn es keine nachfolgenden (noch unbekannten) Dateiverknüpfungen gibt. Auch muss überdacht werden, ob die Datei von irgendwelchen Folgesystemen benötigt wird.
  4. Die Dateieigenschaften wurden überprüft. Ersteller, Manager und Firma zeigten eventuell noch Daten an, die man so nicht weitergeben möchte.
  5. Der Druckbereich wurde angepasst. Die Seitenzahl für den Druck konnte von 396 auf unter 150 Seiten reduziert werden.
  6. Für den Druck wurde die Wiederholungszeile eingesetzt, so dass die Spaltentitel auf jeder Seite oben wiederholt werden.
  7. Die Tabelle wurde etwas nach unten verschoben, um oberhalb ein wenig Platz für eine Überschrift und Infos zur Datenherkunft zu machen. Auch können oben gut die Summen der Spalten angezeigt werden. Somit hat man immer alles im Blick, ohne extra nach unten scrollen zu müssen.
  8. Ein Tabellenblatt mit Hinweisen / Impressum wurde angelegt. Dort können Infos zur Datenherkunft, Aktualisierungsintervall, letzte Aktualisierung, Ersteller, Zweck der Datei etc. untergebracht werden. Gebt den Tabellen diese Infos. Kostet zwar am Anfang Zeit, spart aber später eigene und fremde Nerven. Wie soll man das Meer an Excel-Dateien überblicken, wenn man frisch einen Bereich übernimmt und die Dateien nicht beschrieben sind?

Sollte etwas nicht erwähnt worden sein, folgen die Infos hier oder unterhalb der Videos.

DANKE fürs Mitmachen!
Wünsche euch eine erfolgreiche Woche und bis zur nächsten Übung.

Meine aktuelle at Excel Experts-Gruppe möchte ich bitten, mal die eigenen Daten anzuschauen 😉

Sonnige Grüße
Andreas

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