Excel – PowerPivot – Einführung – Verknüpfung von Tabellen

PowerPivot ist ein sehr mächtiges Add-in für Excel 2010 und neuer. Allerdings steht aktuell das Add-In nur im einzeln erworbenen Excel und über die Office-Versionen Office Professional Plus und Office 365 ProPlus zur Verfügung. Um PowerPivot nutzen zu können, muss das Register PowerPivot sichtbar sein. Prüfen Sie zur Not über DATEI – Optionen – Add-Ins, ob das COM-Add-In installiert und aktiviert ist.

Bei PowerPivot geht es wie bei Pivot um die Auswertung großer Datenmengen. Daten können abgerufen, konsolidiert und über weiterer Funktionen (DAX-Funktionen in englischer Sprache) bearbeitet werden. SVERWEISE zwischen Tabellen, um Informationen für die Pivot-Auswertung zu Ergänzen sind auch nicht mehr unbedingt erforderlich.

Im Beispiel liegen zwei Datenlisten vor. In der linken stehen Vorgänge mit sechsstelligen Vorgangsnummern, in der rechten befinden sich Projekte. Die beiden ersten Nummern der Vorgangsnummern bezeichnen die Projekte. Wenn ich nun eine Auswertung zu Kostenstellen fahren möchte, müsste ich zunächst bei jedem Vorgang identifizieren, zu welchem Projekt der Vorgang gehört. Diese Arbeiten erledige ich mit PowerPivot.

Zunächst werden beide Datenlisten markiert und als Tabelle formatiert. Wahlweise über das Register START und dort Formatvorlagen – Als Tabelle formatieren oder über die Tastenkombination STRG + T.

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Bestätigen Sie den Datenbereich. Ihre Tabellen beinhalten Überschriften, dann bestätigen Sie auch dies. Wählen Sie eventuell noch ein ansprechendes Layout.

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Die Tabellen sind nun nicht nur optisch aufgehübscht und mit Filtersymbolen versehen. Die Bereiche können auch benannt und so direkt über Formeln angesprochen werden. Wechseln Sie zur Umbenennung der Tabellen in das Register TABELLENTOOLS – Eigenschaften – ENTWURF, dort können Sie die Tabellen einzeln ganz links umbenennen.

Im Beispiel wähle ich tab_Projektdaten und tab_Kostenstellen. Die Namen der Tabellen tauchen dann auch unter FORMELN – Definierte Namen – Namens-Manager auf.

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Klicken Sie auf eine der Tabellen. Wechseln Sie nun auf das Register POWERPIVOT – Tabellen und wählen Zu Datenmodell hinzufügen. Wechseln Sie von der PowerPivot-Ansicht auf Excel zurück und führen Sie diesen Schritt für die zweite Tabelle aus.

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Es befinden sich nun beide Excel-Tabellen im PowerPivot Data Model. Hier werden die Daten sehr effizient gespeichert. Die Verbindung zwischen den Tabellen ist noch nicht geschaltet.

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Ich formatiere zunächst die Zahlen noch so, wie ich sie später in der Auswertung sehen möchte.

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Wählen Sie nun Spalte hinzufügen an und wechseln anschließend in die Bearbeitungszeile. Formeln werden hier immer für alle Spalten angegeben. Einige DAX-Funktionen sind entsprechend der normalen Excel-Funktionen zu nutzen. Klammern müssen korrekt geschlossen werden.

Die DAX-Funktion =LEFT([Vorgang];2) gibt die beiden linken Zeichen der Spalte Vorgang zurück.

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Diese neue Spalte sollte noch umbenannt werden. CalculatedColumn1 ist ja eher ein Zustand, als ein vernünftiger Name. Klicken Sie wahlweise doppelt auf den Spaltennamen oder mit rechter Maustaste auf den Spaltennamen und dann auf Spalte umbenennen.

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Zuletzt müssen die beiden Tabellen noch verknüpft werden. Wechseln Sie dazu auf das Register Entwurf und dann klicken Sie auf die Schaltfläche Beziehung erstellen.

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Wählen Sie den Schlüssel aus, über den die beiden Tabellen korrespondieren. Wichtig an dieser Stelle: In einer Tabelle gibt es die Informationen nur einmal, in der anderen mehrfach (n) – hier wird also eine 1:n-Beziehung wie in Access oder anderen Datenbanken erstellt.

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Erzeugen Sie nun die PivotTable. Wechseln Sie zurück auf das Register Home und dort auf PivotTable.

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Wählen Sie den Ort aus, an dem die PivotTable platziert werden soll. Ich würde fast immer ein Tabellenblatt pro PivotTable bevorzugen. Es sei, Sie wollen mehrere Berichte und Diagramme auf ein Blatt bringen (Dashboard).

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Sie können die Felder aus beiden Tabellen zur Erstellung der PivotTable nutzen. Ziehen Sie die Feldnamen der einzelnen Tabellen auf zum Beispiel Zeilen oder Spalten bzw. zur Auswertung in die Werte.

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Hier geht es zur Übungsdatei:
Excel_436_PowerPivot_1

Und hier ist Video # 1