Word und Excel – Dynamische Berichte mit Verknüpfungen

Die Anforderung: Es sollen mehrere Berichte in Word erzeugt werden. Die Daten für die einzelnen Berichte liegen bereits in Excel aufbereitet vor.

Das Ziel: Die Word-Berichte sollen sich dynamisch auf die passenden Daten in Excel beziehen und leicht aktualisierbar sein. Später sollen die Berichte die Verbindung zur Excel-Datenquelle verlieren, so dass nicht nachträglich und vor allem „versehentlich“ Daten verändert werden.

In Word werde ich den Bericht als Dokumentvorlage mit der Dateiendung dotx erstellen. Die Ergebnisdokumente werden allerdings alle noch eine aktive Verbindung zu Excel haben. Diese gilt zur Sicherung der Ergebnisse zu entfernen.

Spannend wird es vor allem, wenn die Dateien an eine andere Stelle umziehen. Wie bleiben die Verknüpfungen zwischen Dokument und Datenquelle erhalten. Wie tauscht man die Datenquelle aus?

Hinweis:
Bei meinen Tests hatte ich häufiger Stress mit der Excel-Datei. Mal war dieses wohl noch im Hintergrund geöffnet, mal kam der Hinweis, dass sie nicht geöffnet werden könne…

Hier gibt es die Excel-Datenquelle:
Source

Ich habe das Thema in 5 Videos unterteilt:
1. Übersicht über das Vorhaben. Demonstration der Aktualisierung.
2. Erstellung der Excel-Datengrundlage
3. Erstellung des Word-Berichts und der Verknüpfungen
4. Sicherung der einzelnen Berichte, Auflösung der Verknüpfungen
5. Datenquelle später ändern (noch nicht erstellt)

Hier geht es zum ersten Video:

In diesem Video wird die Excel-Quelldatei erstellt:

Teil drei ist das Kernstück der Reihe. Hier wird die Word-Vorlage erstellt:

Im vierten Teil werden die Einzelberichte erstellt und die Verknüpfungen aufgelöst:

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