Word – Zentral- und Filialdokumente

Hätte ich Zentral- und Filialdokumente schon Ende der 90er vor meiner Diplomarbeit gekannt, mir wäre viel Arbeit erspart geblieben.
Meine Diplomarbeit zum Thema Deskriptive Statistik für das Grundstudium mit Microsoft Excel hatte ich unter Word verfasst. Vorab hatte ich viele Horrorgeschichten gehört, dass sich ab einer gewissen Dateigröße Dokumente zerstört hatten, Bilder verschwanden und die Formatierung beim Rechner- und somit Druckerwechsel konnte sich ändern.
Von Anfang an hatte ich mein Dokument auf zirka 8 Dateien aufgeteilt. Parallel hatte ich dann an mehreren Kapiteln gearbeitet. Dokument 2 lief dann zum Beispiel von Seite 10 bis Seite 21, Dokument 3 von Seite 22 bis Seite 31. Und wehe dann, wenn noch eine Grafik in Dokument 2 eingefügt würde und sich die Seitenzahl änderte. Unzählige Male bin ich alle Dokumente durchgegangen und habe die Seitenzahlen der nachfolgenden Dokumente angepasst. Ach ja… das Inhaltsverzeichnis…
Zum Glück lief dann alles Bestens und pünktlich am letzten Abgabetag konnte ich stolz meine sauber formatierte Diplomarbeit vorlegen.
Anschließend begann meine professionelle Beschäftigung mit Microsoft Word… und ich war den Tränen nahe. Welche Mühe ich mir hätte ersparen können… Automatisch erstellte Inhaltsverzeichnisse über mehrere Dokumente, automatisch erstellte Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse. Durchgängig nummerierte Fußnoten. Einheitliche Kopf- und Fußzeilen. Ach ja… und durchgängige Seitenzahlen. Alles realisierbar über ein Zentraldokument, in dem mehrere Filialdokumente eingebunden werden.

Bei der Arbeit mit mehreren Personen können die Mitarbeiter ihren Teil der Arbeit in Word erledigen und der koordinierenden Person zusenden. Theoretisch also eine prima Angelegenheit. Hierzu sind allerdings klare Spielregeln erforderlich. Die Dokumentstruktur sollte nicht manipuliert und Formate klar kommuniziert werden.

Filial- und Zentraldokument

Meine Erfahrung in Word zeigt, dass man nun – vor allem mit den neuen Formaten – auch gut mit größeren Dokumenten am Stück arbeiten kann. Filial- und Zentraldokumente stehen über die Gliederungsansicht zur Verfügung. Die Gliederungsansicht kann über Ansicht – Gliederung eingeschaltet werden.